Cara Membuat Email Domain Profesional dengan Google Workspace dan Zoho Mail

Daftar Isi

Panduan visual membuat email domain profesional dengan Google Workspace dan Zoho Mail. Grafis diolah menggunakan AI oleh Lombokepo.

MATARAM (Lombokepo) - Memiliki alamat email dengan domain sendiri seperti admin@namabisnis.com dapat meningkatkan kesan profesional sekaligus memperkuat identitas sebuah bisnis atau organisasi.

Dibandingkan menggunakan alamat email gratisan, email berdomain sendiri memberikan identitas yang lebih sesuai dengan nama brand. Namun, pengguna perlu mengatur domain dan DNS agar email dapat digunakan untuk mengirim dan menerima pesan.

Baca Juga: AI Masuk Posyandu

Dua layanan yang banyak digunakan untuk kebutuhan tersebut adalah Google Workspace dan Zoho Mail. Keduanya menyediakan fasilitas email dengan domain sendiri, tetapi memiliki fitur, ekosistem, dan pilihan paket yang berbeda.

Berikut panduan langkah demi langkah membuat email domain profesional menggunakan Google Workspace dan Zoho Mail.

---

Prasyarat Sebelum Membuat Email Domain

Sebelum mengonfigurasi email domain pada kedua platform tersebut, pastikan Anda telah menyiapkan beberapa hal berikut:

• Domain aktif: Memiliki nama domain sendiri yang sudah dibeli melalui registrar domain.
• Akses DNS Manager: Memiliki akses ke panel pengelolaan DNS domain untuk mengatur MX record, TXT record, dan CNAME record.
• Nomor atau email pemulihan: Sebaiknya siapkan kontak pemulihan untuk menjaga keamanan akun administrator.

Cara Membuat Email Domain dengan Google Workspace

Google Workspace menawarkan layanan email berbasis Gmail sekaligus integrasi dengan berbagai aplikasi produktivitas Google seperti Drive, Calendar, Meet, dan Docs.

1. Mendaftar Google Workspace

• Kunjungi laman resmi Google Workspace.
• Pilih opsi untuk memulai pendaftaran.
• Masukkan nama bisnis atau organisasi, jumlah pengguna, serta informasi wilayah operasional.
• Pilih opsi untuk menggunakan domain yang sudah dimiliki.
• Masukkan nama domain yang akan digunakan untuk email bisnis.

2. Membuat Akun Administrator

• Tentukan alamat email administrator utama, misalnya admin@namabisnis.com.
• Buat kata sandi yang kuat dan tidak digunakan pada layanan lain.
• Lengkapi informasi akun sesuai petunjuk Google.
• Jika memilih paket berbayar, selesaikan proses pembayaran sesuai pilihan paket yang tersedia.

3. Verifikasi Kepemilikan Domain

Google perlu memastikan bahwa domain yang digunakan benar-benar berada dalam kendali Anda. Proses verifikasi biasanya dilakukan melalui DNS.

• Google akan memberikan kode verifikasi berupa TXT record atau metode lain sesuai konfigurasi akun.
• Login ke panel DNS domain Anda.
• Tambahkan record sesuai nilai yang diberikan Google.
• Simpan perubahan DNS.
• Kembali ke halaman Google Workspace dan jalankan proses verifikasi.

4. Mengatur MX Record Google Workspace

MX record berfungsi mengarahkan email masuk dari domain Anda ke server email Google.

Nilai MX dapat berubah sesuai konfigurasi dan petunjuk terbaru Google. Karena itu, gunakan MX record yang ditampilkan pada dashboard Google Workspace saat proses penyiapan, bukan mengandalkan daftar dari artikel lama.

Setelah MX record diperbarui, perubahan DNS membutuhkan waktu untuk diproses. Lama propagasi dapat berbeda-beda tergantung penyedia DNS.

Jika konfigurasi telah aktif, email dengan domain sendiri dapat digunakan melalui Gmail dan aplikasi Google Workspace lainnya.

Cara Membuat Email Domain dengan Zoho Mail

Zoho Mail merupakan alternatif layanan email bisnis yang menyediakan fitur pengelolaan email menggunakan domain sendiri. Pilihan paket dan fitur dapat berbeda berdasarkan wilayah serta kebijakan Zoho saat pendaftaran.

1. Mendaftar Zoho Mail

• Akses situs resmi Zoho Mail.
• Pilih opsi pendaftaran yang tersedia.
• Pilih paket sesuai kebutuhan.
• Pilih opsi untuk menggunakan domain yang sudah dimiliki.
• Masukkan nama domain Anda.

Jika Zoho menawarkan paket gratis untuk wilayah dan kebutuhan tertentu, periksa kembali batas pengguna serta fitur yang tersedia sebelum memilihnya.

2. Verifikasi Domain

Zoho Mail akan meminta Anda melakukan verifikasi kepemilikan domain melalui DNS.

• Zoho akan memberikan nilai verifikasi melalui TXT record atau CNAME record.
• Salin nilai record tersebut.
• Login ke panel DNS domain.
• Tambahkan record sesuai petunjuk Zoho.
• Simpan perubahan kemudian kembali ke dashboard Zoho Mail.
• Jalankan proses verifikasi domain.

3. Membuat Akun Pengguna Pertama

• Setelah domain berhasil diverifikasi, buat akun administrator atau pengguna pertama.
• Contohnya kontak@namabisnis.com atau admin@namabisnis.com.
• Buat kata sandi yang kuat.
• Selesaikan pengaturan organisasi sesuai petunjuk Zoho Mail.

4. Mengatur MX Record Zoho Mail

MX record diperlukan agar email yang dikirim ke domain Anda dapat diterima oleh server Zoho.

Nilai MX dapat berbeda berdasarkan pusat data atau konfigurasi layanan Zoho. Karena itu, gunakan MX record yang ditampilkan oleh Zoho Mail pada dashboard penyiapan domain Anda.

Hapus atau nonaktifkan MX record dari layanan email lama apabila domain sebelumnya telah menggunakan provider lain. Pastikan hanya konfigurasi MX yang benar yang aktif agar tidak terjadi masalah dalam penerimaan email.

5. Mengatur SPF, DKIM, dan DMARC

Setelah MX aktif, konfigurasi keamanan email juga perlu diperhatikan. Tiga komponen yang penting adalah SPF, DKIM, dan DMARC.

• SPF membantu menentukan server mana yang diizinkan mengirim email atas nama domain Anda.
• DKIM membantu memberikan tanda autentikasi pada email yang dikirim.
• DMARC membantu menentukan kebijakan penanganan email yang gagal dalam proses autentikasi.

Gunakan nilai SPF, DKIM, dan DMARC yang diberikan masing-masing penyedia layanan. Konfigurasi tersebut dapat berbeda tergantung layanan dan pengaturan domain.

Pengaturan autentikasi email yang benar dapat membantu meningkatkan keamanan, reputasi pengiriman, dan mengurangi risiko email masuk ke folder spam. Namun, tidak ada konfigurasi yang dapat menjamin email selalu masuk ke kotak masuk penerima.

Google Workspace atau Zoho Mail, Mana yang Dipilih?

Kedua layanan memiliki kelebihan masing-masing. Pilihan terbaik bergantung pada kebutuhan bisnis, anggaran, jumlah pengguna, dan layanan digital yang sudah digunakan.

Kebutuhan	Pilihan yang Cocok
Integrasi Gmail, Drive, Meet, Docs	Google Workspace
Sudah menggunakan ekosistem Google	Google Workspace
Mencari alternatif email bisnis yang lebih ekonomis	Zoho Mail
Kebutuhan email bisnis sederhana	Zoho Mail

Kesimpulan

Baik Google Workspace maupun Zoho Mail dapat digunakan untuk membuat email profesional dengan domain sendiri. Google Workspace lebih menarik bagi pengguna yang membutuhkan integrasi erat dengan Gmail dan berbagai aplikasi produktivitas Google.

Sementara itu, Zoho Mail dapat menjadi alternatif bagi bisnis atau pengelola situs yang membutuhkan layanan email domain dengan pilihan paket yang lebih beragam.

Apapun layanan yang dipilih, pastikan domain telah diverifikasi dan konfigurasi MX, SPF, DKIM, serta DMARC dilakukan sesuai petunjuk resmi penyedia layanan. Dengan konfigurasi yang tepat, email domain sendiri dapat menjadi bagian penting dari identitas dan komunikasi profesional sebuah bisnis.

Catatan: Narasi artikel ini dibuat dengan bantuan AI dan telah melalui penyuntingan redaksi Lombokepo. Informasi teknis dapat berubah sesuai pembaruan layanan masing-masing penyedia.

Penulis: Hadi
Editor: Redaksi Lombokepo